Streszczenie
Sam fakt zawieszenia działalności gospodarczej nie powoduje, że przedsiębiorca nie ma prawa do rozliczania wydatków w kosztach podatkowych. Jeżeli wydatek spełnia warunki uznania za KUP oraz wynika ze zobowiązań zaciągniętych przed zawieszeniem działalności lub ma zapewnić możliwość dalszego wykonywania działalności po jej wznowieniu – organy podatkowe zgadzają się na rozliczenie go w kosztach uzyskania przychodów zawieszonej działalności.
📄 Podstawa prawna
Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, warunkiem uznania wydatku za koszt podatkowy jest łączne spełnienie następujących przesłanek:
- został poniesiony przez podatnika,
- jest definitywny tj. nie został podatnikowi zwrócony w żadnej formie,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie znajduje się w katalogu wydatków wyłączonych z KUP na mocy art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.
Natomiast art. 22 ust. 6b ww. ustawy wskazuje, że dniem poniesienia kosztu uzyskania przychodów jest dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
❗ Informacje ogólne
Samo zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie powoduje automatycznie utraty prawa do rozpoznawania kosztów uzyskania przychodów. Przedsiębiorca nadal posiada bowiem źródło przychodów, lecz czasowo nie wykonuje działalności w normalnym zakresie. Dlatego możliwe jest ponoszenie wydatków, których celem jest utrzymanie tego źródła przychodów w stanie pozwalającym na późniejsze wznowienie działalności.
⛔ Zawieszenie działalności a zeznanie podatkowe
Przed przejściem do omawiania stanowisk organów podatkowych w odniesieniu do rozpatrywanej kwestii, podkreślenia wymaga, że podatnik, który dokonał zawieszenia prowadzonej działalności gospodarczej nadal ma obowiązek złożenia zeznania podatkowego na formularzu przeznaczonym dla podatników prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą oraz wpłaty ewentualnego podatku dochodowego. Ma także obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej (np. podatkowej księgi przychodów i rozchodów) i ujmowania w niej zdarzeń gospodarczych, jakie występują w okresie zawieszenia działalności.
🔎 Analiza wyszukanych interpretacji
Interpretacja z dnia 12 stycznia 2026 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.840.2025.2.AA, dotyczy podatnika, który prowadził jednoosobową działalność gospodarczą polegającą m.in. na wynajmie krótkoterminowym domków letniskowych. Z uwagi na to, że działalność ma charakter sezonowy (przychody uzyskiwane są głównie w okresie od kwietnia do listopada oraz w okresie świąteczno-noworocznym) przedsiębiorca planował zawieszać działalność w miesiącach styczeń-marzec i listopad. Organ podatkowy uznał, że wydatki poniesione na:
- media (prąd, wodę, ścieki, wywóz odpadów, ogrzewanie),
- ubezpieczenie domków,
- ubezpieczenie samochodu,
- opłata za drogę dojazdową i podatek od nieruchomości (całoroczne opłaty ponoszone na rzecz gminy),
- opłaty stałe (abonament internetowy i telefoniczny),
- koszty eksploatacji samochodu osobowego wykorzystywanego na potrzeby działalności gospodarczej (paliwo, serwis, naprawy, części, przeglądy techniczne),
mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ ich poniesienie jest konsekwencją podjętych przed zawieszeniem działalności zobowiązań i mają związek z osiągniętymi przychodami. Natomiast Dyrektor KIS nie zgodził się na rozliczenie w KUP wydatków na zakup wyposażenia domków i remonty – uwzględnienie ich w kosztach podatkowych w okresie zawieszenia działalności świadczyłoby, że w praktyce przedsiębiorca aktywnie prowadzi działalność.
Interpretacja z dnia 14 lipca 2026 r., nr 0114-KDIP3-1.4011.541.2026.3.EC, dotyczy podatnika prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą polegającą m.in. na wynajmie i zarzadzaniu nieruchomościami własnymi oraz świadczeniem usług związanych z wynajmem samochodów i udzielaniem pożyczek. Przedsiębiorca planował zawieszenie działalności na okres 6 miesięcy w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem (tzw. urlop wychowawczy dla przedsiębiorcy). Organ podatkowy uznał, że wydatki poniesione na:
- koszty czynszu do wspólnoty mieszkaniowej za wynajmowane mieszkania (w tym opłaty za media które są wliczone w czynsz najmu),
- koszty dostępu do internetu dla wynajmowanych mieszkań,
- koszty energii elektrycznej, które następnie są refakturowane do najemców wynajmowanych mieszkań,
- koszty ubezpieczenia wynajmowanych mieszkań,
- koszty odsetek od kredytów zaciągniętych na potrzeby zakupu wynajmowanych mieszkań,
- koszty leasingu operacyjnego za samochód wynajmowany w ramach działalności wynajmu samochodów,
- koszty ubezpieczenia wynajmowanego samochodu (AC i OC)
- koszty odsetek od pożyczki bankowej, która służy do finansowania udzielonej osobie trzeciej pożyczki w ramach prowadzonej działalności pożyczkowej.
mogą zostać rozliczone w kosztach podatkowych nawet w okresie zawieszenia działalności.
Interpretacja z dnia 15 lipca 2026 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.538.2026.5.MM, dotyczy podatnika prowadzącego działalność gospodarczą skoncentrowaną na świadczeniu usług inżynierskich z zakresu uruchamiania linii produkcyjnych oraz maszyn, zarówno w Polsce jak i poza jej granicami. Realizacja projektów wiąże się z dużym obciążeniem, dlatego po zakończeniu każdego z nich przedsiębiorca korzysta z przerwy, którą wykorzystuje na podniesienie kwalifikacji i certyfikację, naprawę narzędzi i pojazdów oraz rozpoznanie rynku. Organ podatkowy stwierdził, że w okresach zawieszenia działalności podatnikowi przysługuje prawo do rozliczenia na bieżąco w kosztach uzyskania przychodów wydatków na:
- szkolenia związane są z nabyciem kompetencji zakończone uzyskaniem certyfikatów potwierdzających nabycie odpowiednich umiejętności – są one istotne przy pozyskiwaniu nowych zleceń oraz w celu zapewnienia odpowiednich standardów i jakości przy ich realizacji,
- utrzymanie należących do podatnika pojazdów wykorzystywanych w celach mieszanych (wymiana elementów eksploatacyjnych) – serwisowanie zapobiega następowaniu awarii w trakcie realizacji usług.
📝 Podsumowanie
Na podstawie zaprezentowanych powyżej interpretacji indywidualnych stwierdzić można jednoznacznie – samo zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie pozbawia podatnika prawa do rozpoznawania kosztów uzyskania przychodów. W okresie zawieszenia za koszty podatkowe mogą być uznane w szczególności wydatki wynikające z zobowiązań zaciągniętych przed zawieszeniem działalności, a także wydatki służące utrzymaniu składników majątku przedsiębiorstwa, zabezpieczeniu jego funkcjonowania lub przygotowaniu przedsiębiorcy do dalszego wykonywania działalności po jej wznowieniu. Jednocześnie organy podatkowe podkreślają, że nie wszystkie wydatki można uwzględnić w KUP w okresie zawieszenia – dotyczy to w szczególności tych kosztów, które mogą świadczyć o tym, że działalność mimo zawieszenia, w istocie jest aktywnie kontynowania.
