Streszczenie
Zakup napojów na spotkania z pracownikami może stanowić koszt uzyskania przychodów o ile spełnione zostaną ustawowe warunki. Napoje dla klientów lub kontrahentów również mogą stanowić KUP z zastrzeżeniem, że ponoszone wydatki nie mogą mieć charakteru reprezentacyjnego. W obu przypadkach napoje nie mogą zawierać alkoholu.
📄 Podstawa prawna
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (oraz analogicznie art. 23 ust. 1 ustawy o PIT), koszty uzyskania przychodów to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania / zabezpieczenia źródła przychodów, które są poniesione przez podatnika, definitywne, właściwie udokumentowane i nie mieszczą się w katalogi wydatków wyłączonych z możliwości rozliczenia w kosztach.
❗ Informacje ogólne
Zapewnienie wody czy innych napojów na spotkania z pracownikami, klientami czy kontrahentami jest standardową praktyką, która zgodnie z licznymi stanowiskami organów podatkowych pozostaje w związku z działalnością gospodarczą oraz wykazuje związek przyczynowo-skutkowy z przychodami. Jedyne ryzyka wiążą się w uznaniem wydatków za noszące znamiona reprezentacji lub z nabyciem napojów alkoholowych – w tych przypadkach, co do zasady, nie ma możliwości rozpoznania KUP.
💻 Analiza wyszukanych interpretacji
W interpretacji z dnia 18 stycznia 2024 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.670.2023.2.SH Dyrektor KIS stwierdził, że wydatki ponoszone przez pracodawcę na zakup artykułów spożywczych (takich jak np. kawa, herbata, soki, orzeszki, paluszki, ciastka, mleko, woda, cukier) udostępnianych pracownikom w trakcie pracy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Jak podkreślił organ podatkowy, zapewnienie napojów oraz przekąsek przyczynia się do polepszenia relacji w firmie. Benefity mają na celu podwyższenie standardów pracy oraz poprawę atmosfery panującej w biurze. W efekcie zwiększa się ich wydajność i efektywność. Pracownicy są bardziej zmotywowani, szybciej i lepiej pracują. Jednocześnie Dyrektor KIS wskazał, że wydatki ponoszone w rozpatrywanym celu nie stanowią kosztów reprezentacji, o których w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.
Podobne stanowisko odnoszące się do napojów i przekąsek dla pracowników i współpracowników odnaleźć można w również m.in. w interpretacji z dnia 22 sierpnia 2022 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.548.2022.1.JG czy interpretacji z 2 kwietnia 2025 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.18.2025.2.AG.
Kosztem podatkowym mogą być również wydatki na zakup lub najem urządzeń do przygotowywania napojów dla pracowników i kontrahentów. W interpretacji z dnia 7 listopada 2025 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.502.2025.3.PC, Organ podatkowy zgodził się na zaliczenie ich do KUP wskazując, że:
- zapewnienie dostępu do napojów pracownikom ma wpływ na stworzenie odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników, zwiększenie efektywności współpracy oraz zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy na rzecz spółki,
- zapewnienie dostępu do napojów kontrahentom podczas różnego typu narad, negocjacji, spotkań z kontrahentami jest standardem oraz praktyką, która wynika z konieczności zachowania pełnej efektywności i skupienia podczas trwania danego spotkania oraz pozytywnie wpływa na atmosferę spotkania.
Natomiast organy podatkowe w przeważającej większości przypadków nie zgadzają się na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów napojów alkoholowych. Przykładowo w interpretacji z dnia 29 listopada 2022 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.774.2022.1.MM, Dyrektor KIS odmówił przedsiębiorcy świadczącemu usługi doradztwa podatkowego możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych piwa na spotkania z potencjalnymi klientami. Podatnik argumentował, że spotkania mają charakter rozpowszechniania wiedzy o doradztwie podatkowym, a piwo będzie stanowiło swego rodzaju atrybut podczas odbywania się wydarzeń. Ponadto napój ten dodatkowo będzie spełniał funkcję relaksującą – pomoże w zmniejszeniu tremy podczas wystąpień, dzięki czemu będą one bardziej interesujące i intrygujące dla słuchaczy.
Niestety Organ podatkowy wskazał, że wydatki na zakup piwa nie mają związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i nie mogą stanowić KUP. Co prawda podczas prowadzenia długich spotkań często niezbędne jest spożywanie napojów, jednak nie musi to być napój alkoholowy, a np. woda, sok.
📝 Podsumowanie
Zakup napojów na spotkania z pracownikami (np. spotkania integracyjne, szkolenia wewnętrzne) zwykle może być kwalifikowany jako koszt uzyskania przychodów, o ile spełnione są warunki ustawowe warunki (związek z działalnością, cel uzyskania/zachowania przychodu, dokumentacja). Większą ostrożność należy wykazać przy zakupie napojów na spotkania z klientami lub kontrahentami, tak aby nie dać organom podatkowym podstaw do zakwalifikowania wydatku jako reprezentacyjnego. Natomiast zakup alkoholu wyłączony jest z możliwości rozliczenia w kosztach podatkowych w przeważającej większości przypadków. uznany za budynek mieszkalny w rozumieniu przepisów prawa budowlanego.
