Zasady obowiązujące przy wystawianiu faktur dla sprzedaży krajowej w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) są ściśle określone i opierają się na jednolitej strukturze danych, rygorystycznych zasadach dotyczących dat i terminu wystawienia oraz wymaganiach w zakresie autoryzacji.
Oto kluczowe zasady fakturowania w KSeF dla sprzedaży krajowej:
1. Obowiązek i terminy wdrożenia
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF dotyczy wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych), którzy są zobowiązani do wystawienia faktury na podstawie polskich przepisów.
Obowiązek ten wchodzi w życie etapami:
- Od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
- Wyjątek tymczasowy: Do 31 grudnia 2026 r. podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF (papierowo lub elektronicznie), jeśli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.
2. Forma i struktura faktury
Faktura w KSeF musi mieć formę faktury ustrukturyzowanej (tzw. e-Faktury), która jest dokumentem wystawionym przy użyciu KSeF i z przydzielonym numerem identyfikującym w tym systemie.
- Struktura: Faktura musi być wystawiona w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego, którym jest struktura logiczna FA(3).
- Zawartość: Struktura FA(3) zawiera zarówno elementy obligatoryjne (określone w art. 106e ustawy o VAT) jak i elementy dobrowolne, wynikające z praktyki biznesowej (np. dane kontaktowe, warunki płatności).
- Wymagany NIP sprzedawcy: Identyfikator podatkowy NIP sprzedawcy (Podmiot1) jest elementem obowiązkowym struktury logicznej FA(3); bez niego faktura nie zostanie przyjęta do systemu.
3. Data wystawienia (Tryb ONLINE)
Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej w trybie online (standardowym) jest ściśle powiązana z momentem jej przesłania do systemu:
- Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.
- Warunkiem zastosowania tej zasady jest, aby data przesłania faktury do KSeF była tożsama z datą wystawienia wskazaną przez podatnika w polu P_1 na fakturze.
- Jeśli data przesłania pliku XML do KSeF jest późniejsza niż data wskazana w polu P_1, faktura zostanie uznana za wystawioną w trybie offline24, a datą wystawienia będzie data wskazana w polu P_1.
- Przesłanie pliku XML z datą wystawienia (P_1) z przyszłości skutkuje odrzuceniem pliku.
4. Uwierzytelnienie i uprawnienia
Aby móc wystawiać faktury w KSeF, sprzedawca lub osoba działająca w jego imieniu musi być uwierzytelniona i posiadać odpowiednie uprawnienia.
- Metody uwierzytelnienia: Podpis Zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, a także certyfikat KSeF lub token (do 31 grudnia 2026 r.).
- Wymagane uprawnienie: Osoba/podmiot musi posiadać uprawnienie do wystawiania faktur, które obejmuje zarówno tryb online, jak i tryby offline.
- Weryfikacja: KSeF weryfikuje, czy osoba wysyłająca plik XML jest uprawniona do wystawiania faktur w imieniu danego podatnika.
5. Korekty i nieodwracalność
Po pomyślnym przyjęciu faktury i nadaniu jej numeru KSeF, faktura wchodzi do obiegu prawnego i jest nieodwracalna.
- Brak edycji: Nie jest możliwe edytowanie, anulowanie ani usunięcie faktury ustrukturyzowanej.
- Faktury korygujące: W przypadku jakichkolwiek błędów (ceny, daty, ilości), jedyną formą poprawienia dokumentu jest wystawienie faktury korygującej w KSeF. Przepisy dotyczące not korygujących zostają uchylone od 1 lutego 2026 r..
- Błędny NIP nabywcy: W przypadku wystawienia faktury z błędnym NIP nabywcy, sprzedawca musi wystawić fakturę korygującą „do zera” dla błędnego podmiotu, a następnie nową fakturę pierwotną z poprawnym NIP nabywcy.
6. Dokumentowanie sprzedaży w trybach szczególnych (Sprzedaż Krajowa)
W przypadku transakcji krajowych występują również sytuacje, w których faktury są wystawiane poza standardowym trybem online:
- Faktury B2C (dla konsumentów): Wystawianie ich w KSeF jest dobrowolne. Jeśli jednak faktura na rzecz konsumenta zostanie wystawiona w KSeF, sprzedawca ma obowiązek udostępnić ją nabywcy w sposób uzgodniony (np. w postaci papierowej lub pliku PDF) i opatrzyć ją kodem QR weryfikującym.
- Faktury z kas rejestrujących: Do końca 2026 r. podatnicy mogą wystawiać faktury i paragony fiskalne z NIP uznane za faktury (do 450 zł) przy użyciu kas rejestrujących, bez konieczności stosowania KSeF.
- Faktura z załącznikiem: Jest to funkcjonalność dobrowolna. Wystawienie takiej faktury jest możliwe tylko po złożeniu przez podatnika odpowiedniego zgłoszenia Szefowi KAS w e-Urzędzie Skarbowym. Maksymalny rozmiar pliku XML faktury z załącznikiem wynosi 3 MB.
- Tryb offline: W przypadku awarii, faktury wystawia się z zastosowaniem wzoru FA(3) i przesyła do KSeF w późniejszym terminie (np. następnego dnia roboczego w przypadku offline24). Faktury wystawione w trybie offline i udostępnione nabywcy poza KSeF (zanim otrzymają numer KSeF) muszą być opatrzone dwoma kodami QR (jednym do weryfikacji faktury, drugim do potwierdzenia tożsamości wystawcy).
- Awaria całkowita: Faktury wystawione w czasie awarii całkowitej KSeF (ogłoszonej w środkach społecznego przekazu) są wystawiane poza systemem (jako papier lub PDF) i nie mają obowiązku dosłania do KSeF ani stosowania wzoru ustrukturyzowanego. Nie posiadają one również kodu QR.
Dla przedsiębiorcy wystawienie faktury w KSeF to przejście od tradycyjnego dokumentu (PDF/papier) do zestawu danych cyfrowych (plik XML FA(3)), który po zatwierdzeniu przez system staje się fakturą ustrukturyzowaną, otrzymywaną przez nabywcę w czasie rzeczywistym, co jest kluczowe dla ujednolicenia procesu fakturowania i usprawnienia obiegu dokumentów.ita), dokument nie posiada numeru KSeF i nie jest opatrywany kodem QR.
